Bestelling & indienstname procedure

Uit Wikiprebia
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Doelstelling

Bij het aanschaffen van:

kunnen risico's de onderneming of instelling binnengebracht worden. Het doel van de bestelling & indienstnameprocedure is om ervoor te zorgen dat geen enkel risico wordt binnengebracht in de onderneming / instelling. Indien dit nulrisico niet mogelijk is, dan moet het risico zo laag mogelijk zijn.

Specifieke wetgeving

  • Bestelling van arbeidsmiddelen (installaties, machines, en gemechaniseerde werktuigen): art.IV.2-6 Codex over het welzijn op het werk
  • Bestelling collectieve beschermingsmiddelen: art. IX.1-10 Codex over het welzijn op het werk
  • Bestelling van individuele uitrusting: art. IX.2-10 Codex over het welzijn op het werk
  • Bestelling van beschermingsmiddelen tegen brand: art. III.3-15 Codex over het welzijn op het werk
  • Interne dienst PBW: art. II.1-6, §1,1° h (IPA houdt de nodige documentatie bij) en art. II.1-6, §1,3° (de documenten op te stellen, aan te vullen of te viseren in het kader van de keuze, de aankoop, het gebruik en het onderhoud van arbeidsmiddelen en PBM
  • Comité PBW: art. II.7-3, 7° Codex over het welzijn op het werk (voorafgaand advies uitbrengen over de keuze, de aankoop, het onderhoud en het gebruik van arbeidsmiddelen en PBM en CBM)
  • Indienststelling: de wetgeving bepaalt niet exact wat met voor indienststelling bedoeld wordt. Dit stelt soms problemen inzake tijdstip wanneer het verslag wordt opgesteld: bij aflevering of in ontvangst name, vóór verbinding met de energiebron, vóór proefdraaien, vóór werkelijke inschakeling in productie?
  • Huren van arbeidsmiddelen

Arbeidsmiddelen worden niet altijd gekocht en verkocht. Zo wordt een arbeidsmiddel soms ook "afgestaan" aan een gebruiker: verhuur leasing, huurkoop, bruikleen (al dan niet tegen betaling), de duur kan variëren van enkele uren tot permanent. In dergelijke gevallen is en blijft het KB Arbeidsmiddelen onverminderd van toepassing.

Procedure

Procedure van de drie groene lichten, deze beoogt risicobeheersing in drie stadia:

1. Voorstudie

Grondige informatie verwerven en verzamelen, is noodzakelijk. Dit kunnen we via:

  • documentatie leveranciers
  • gesprekken met leveranciers
  • vergelijking van de aanbiedingen
  • bestaande gelijkaardige arbeidsmiddelen, PBM’s, CBM, installaties, producten,… bestuderen o.a. door alle betrokkenen te raadplegen (operators, hiërarchische lijn, technische diensten, enz.)

Alle nodige informatie wordt verzameld om met voldoende kennis een analyse te kunnen maken van de reeds genomen veiligheidsmaatregelen, doch ook en vooral van de overblijvende onveiligheden.

Eigenlijk moeten we in dit stadium reeds een risicoanalyse maken waarbij we de mogelijke onregelmatigheden in rekening brengen. Hierbij komen alle aspecten aan bod die in de wet welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk vervat zijn.

Een volledige studie maken vraagt veel deskundigheid, tijd en energie, doch is noodzakelijk want hoe beter de voorbereiding, hoe beter en vlotter de procedure verloopt en hoe beter uiteindelijk het eindresultaat zal zijn.

2. Bestelbon - levering

Wettelijke en aanvullende clausules

De wetgever erkent duidelijk (art. IV.2-6 Codex over het welzijn op het werk) dat de vigerende wetten en reglementen niet altijd voldoende zijn om het objectief van het dynamisch risicobeheersingssysteem te bereiken. Daarom zijn er t.o.v. de vigerende wetten en reglementen soms aanvullende veiligheidsvoorwaarden noodzakelijk. Dit zal blijken uit de analyse gemaakt tijdens de voorstudie.

Welke formuleringen dienen er op de bestelbon te staan ?

1. Vigerende wetten & reglementering inzake veiligheid in hygiëne art. IV.2-6, 1° Codex over het welzijn op het werk

2. Eventuele bijkomende veiligheidsvoorwaarden art. IV.2-6, 2° Codex over het welzijn op het werk

3. Ondertekend leveranciersattest dat de naleving bevestigt van 1 + 2 art. IV.2-7 Codex over het welzijn op het werk

4. Gebruiker eist CE conformiteit art. IV.2-6 Codex over het welzijn op het werk

5. Ondertekend EG verklaring van overeenstemming door leverancier Machine Richtlijn art 10

Redactioneel zijn er twee mogelijkheden om deze formuleringen te plaatsen:

1) We plaatsen de vereisten inzake veiligheid, gezondheid, hygiëne, ergonomie, rechtstreeks op de bestelbon, doch meestal ontbreekt hiervoor de nodige plaatsruimte;

2) We gebruiken een afzonderlijk formulier “Vereisten inzake veiligheid” .

Om vergissingen (verlies) of kwaadwillig opzet (verwijdering) te voorkomen is het echter noodzakelijk om op de bestelbon zelf een korte clausule te plaatsen vb.: FORMULIER VEILIGHEID MAAKT EEN GEHEEL UIT MET DEZE BESTELBON!

Word.jpg Viertalig praktijkmodel: FORMULIER VEILIGHEID (vereisten inzake veiligheid en hygiëne)

Visum preventieadviseur op bestelbon

Het visum op de bestelbon mogen we niet zien als een wettelijke verplichting doch eerder als een kans om de procedure te kunnen toepassen zodat ontgoochelingen en zware problemen bij de indienststelling voorkomen kunnen worden.

Dit visum is niet vrijblijvend en kan maar geplaatst worden nadat het voorbereidend werk ernstig werd uitgevoerd.

3. Indienststelling

Het indienststellingsverslag moet degelijke informatie verschaffen aan de werkgever welke resterende aantoonbare risico’s het arbeidsmiddel nog bevat zodat hij kan beslissen om het arbeidsmiddel al of niet in dienst te stellen.

Uit het indienststellingsverslag moet blijken dat:

  • alle maatregelen genomen zijn voor de beveiliging van de werknemers
  • aandacht besteed werd aan maatregelen om het werk aan te passen aan de mens

Wie?

  • De preventieadviseur doet het indienststellingsonderzoek en maakt het verslag op. Hij raadpleegt, indien nodig, andere bevoegde personen.
  • Het verslag is gericht aan de werkgever

Het verslag bevat volgende informatie:

1. Administratieve controle

  • Naleving vigerende wetten en reglementen = ondertekend leveranciersattest
  • Naleving bijkomende veiligheidsvoorwaarden = ondertekend leveranciersattest

2. Fysische controle

De administratieve controle is noodzakelijk doch we mogen ons niet uitsluitend door deze documenten laten leiden en wel om volgende redenen:

  • sommige documenten zijn niet betrouwbaar;
  • er kunnen nog altijd risico’s opduiken die we tijdens de voorstudie niet voorzien hadden;
  • de inplanting op de werkpost kan problemen opleveren die wellicht niet tot de machine zelf behoren doch naar de werkpost zelf (Codex Arbeidsmiddelen art 4);
  • de preventieadviseur moet ook nagaan of de vorming en opleiding van de werknemers is gebeurd.
  • werkinstructies moeten beschikbaar zijn van de werknemers, moeten door hen gekend zijn en toegepast worden.

Onderzoek

Dit alles verplicht ons om een fysisch onderzoek op de werkpost te doen.

Hierbij is het uittesten van de kritische functies een noodzaak en betekent een belangrijke toegevoegde waarde aan het onderzoek (noodstopinrichting, bewaakte schermen, lichtgordijnen, voetmatten …).

Checklijsten

Er bestaan verschillende systemen om een arbeidsmiddel door te lichten. Veelal maakt men gebruik van checklijsten die ons helpen een volledige doorlichting te maken. De checklijsten moeten synchroon verlopen met het logische verloop van een machinenazicht.

Advies

De preventieadviseur zal om te kunnen functioneren binnen zijn bedrijfscultuur volgende adviezen moeten verstrekken:

  • de overblijvende risico’s (wettelijke verplichting);
  • de risicogrootte m.a.w. welke beletsels zijn er om te kunnen starten en welke zijn minder ernstig en kunnen planmatig verholpen worden;
  • de meest haalbare maatregelen om de risico’s weg te nemen of indien onmogelijk zo ver als mogelijk te minimaliseren.

De werkgever moet over alle indienststellingsverslagen beschikken alvorens installatie, machine, gemechaniseerd werktuig, collectief of persoonlijk beschermingsmiddel in dienst genomen wordt.

Advies indienststellingsverslag
* Indienststelling zonder problemen
* Indienststelling met problemen doch van die aard dat het arbeidsmiddel, PBM’s, CBM, installaties, producten,… in dienst (in gebruik) kan, doch de nodige aanpassingen snel moeten gebeuren;
* Geen indienststelling, tenzij vooraf bepaalde ernstige problemen worden opgelost.

Relevante downloads

De documenten in de lijst hieronder met een * gemarkeerd, werden opgemaakt en ter beschikking gesteld door de werkgroep binnen Prebes West-Vlaanderen, waarvoor onze oprechte dank. disclaimer

Word.jpg VOORSTUDIE veiligheid arbeidsmiddelen

Word.jpg BESTELBON: vereisten inzake veiligheid en hygiëne

Word.jpg* Aanvullende veiligheidsvoorwaarden bestelbon

Word.jpg CONTROLELIJST arbeidsmiddelen en risicobeoordeling

Word.jpg* CHECKLIST minimum voorschriften

Word.jpg* VERSLAG voor indienststelling

Word.jpg* Veiligheidsmaatregelen bij montage, proefdraaien en indienstname van machines en installaties

Word.jpg AANKOOPBELEID en – PROCEDURE VERZORGINGSINSTELLINGEN : bijlage bij bestelbon (SVL)

Word.jpg AANKOOPCLAUSULE machinerichtlijn voltooide machines

Word.jpg AANKOOPCLAUSULE niet voltooide machines

Word.jpg AANKOOPCLAUSULE industriële voertuigen

Pdf.gif* Inventaris en opvolging van aankoop en indienstname van arbeidsmiddelen (pdf) Word.jpg* Inventaris en opvolging van aankoop en indienstname van arbeidsmiddelen (word)

Pdf.gif Aankoop en indienststelling van arbeidsmiddelen - Dany Vanharen - Back-to-basic Prebes Limburg

Pdf.gif PRESENTATIE De interne aankoopprocedure, een bijdrage tot risicobeheersing - Alain Dubois, Prenne 27 september 2007

Pdf.gif PRESENTATIE De interne aankoopprocedure in de praktijk - Peter Neven en Rigo Poelmans, Prenne 27 september 2007

Pdf.gif PRESENTATIE Ergonomie bij de indienststelling - Stephan Tomlow, Prenne 17 juni 2010

Pdf.gif PRESENTATIE Het voorkomingsbeleid geïntegreerd in het aankoopbeleid bij de Vlaamse overheid - Marc De Mayer, Prenne 16 juni 2009

Pdf.gif PRESENTATIE Indienststelling van arbeidsmiddelen

Pdf.gif PRESENTATIE Van aankoop tot veilig gebruik: 3 groene lichten

Pdf.gif Revamping, retrofit, ombouw, 2de hands machines, ... hoe zit het met de CE conformiteit - Bert Brouwers - Prenne 14 juni 2012

Pdf.gif New Legislative Framework - Maries Merken - Prenne 18 september 2012

Pdf.gif Geharmoniseerde normen inzake machineveiligheid als hulpmiddel bij het ontwerp en het indienststellen van machines en installaties - Franky De Witte - Prenne 18 juni 2013

Pdf.gif Machineveiligheid: visie vanuit de normalisatieoperator - Dirk De Moor - Prenne 3 december 2013

Pdf.gif Indienststelling van een CE gemarkeerde machine - Bert Brouwers - Prenne 3 december 2013

Pdf.gif Traject van een medisch toestel voor de ingebruikname - Dirk Wynants - Prenne 3 december 2013

Pdf.gif Inkoop van machines - Timen Flore - Prenne 18 maart 2014

Pdf.gif De positive impact van LCO² reiniging op Gore-Tex werkkledij - Dries Van Heurck - Prenne 1 december 2016

Pdf.gif Cobots, u heeft vast wel van de term gehoord - Jan Franck - Prenne 15 juni 2017

Pdf.gif De ene 3D is de andere niet: gevaren en preventiemaatregelen - Caroline Aernouts - Prenne 15 juni 2017

Pdf.gif Aanschaf nieuwe machines - Peter Mesie - Prenne 14 juni 2018

Pdf.gif European Chainsaw Certificaat en andere groencertificeringen, opstap naar efficiente preventie - Yves de Roder - Prenne 6 december 2018

Bron

Syllabus Basiscursus Preventie, Bescherming en Welzijn op het werk - Prebes vzw

Nuttige links

Kenniscentrum over het welzijn op het werk BeSWIC - thema Collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen - Aankoopprocedure

Persoonlijke instellingen